Préparation des états de synthèse & Procédures de traitement

 Préparation des états de synthèse
    
    1.    Les comptes sont arrêtés à la fin de chaque exercice.
    
    2.       Le Bilan et le Compte de Produits et Charges (CPC) doivent découler directement de l'arrêté des comptes définitif à la fin de l'exercice.
    
    3.    La durée de l'exercice est de douze mois. Elle peut exceptionnellement, pour un exercice déterminé, tel que le premier exercice, être différente sans pouvoir pour autant excéder 12 mois.
    
    4.    La clôture de l'exercice peut être opérée à n'importe quelle date ; elle est en général fixée en fonction du cycle d'activité de l’entreprise.

    5.    Le changement de la date de clôture de l'exercice doit être dûment motivé dans l'Etat des Informations Complémentaires (ETIC).

    6.    L'établissement des états de synthèse, sauf circonstances exceptionnelles justifiées dans l'ETIC, doit se faire au plus tard dans les trois mois suivant la date de clôture de l'exercice.
    
    7.    La date d'établissement des états de synthèse doit être mentionnée dans l'ETIC.
    
    Cette date est présumée être la plus proche de la date de la première utilisation externe des états de synthèse, compte tenu d'un délai raisonnable pour leur élaboration.


Procédures de traitement
    
    1.    Les procédures de traitement sont les modes et les moyens utilisés par l’entreprise pour que les opérations nécessaires à la tenue des comptes et à l'obtention des états prévus et requis soient effectuées dans les meilleures conditions d'efficacité sans pour autant faire obstacle au respect par l’entreprise de ses obligations légales et réglementaires.
    
    2.    L'organisation du traitement informatique doit :
    *    obéir aux principes suivants :
-    la chronologie des enregistrements écarte toute insertion intercalaire;
-    l'irréversibilité des traitements effectués exclut toute suppression ou addition ultérieure d'enregistrement;
-    la durabilité des données enregistrées offre des conditions de garantie et de conservation prescrites par la loi et par le présent plan comptable ;
    *    garantir toutes les possibilités d'un contrôle et donner droit d'accès à la documentation relative à l'analyse, à la programmation et aux procédures de traitement.
 
    
    3.     Les états périodiques fournis par le système de traitement doivent être numérotés et daté.
    
    4.    L’origine, le contenu et l’imputation de chaque donnée doivent être indiqués en clair. Chaque donnée entrée dans le système de traitement par transmission d'un autre système de traitement, doit être appuyée d'une pièce justificative probante.
        
    5.    Les procédures de traitement automatisé des comptabilités doivent être organisées de manière à permettre de contrôler si les exigences de sécurité et de fiabilité requises en la matière, ont bien été respectées.